Af konsulent Erik Jappe

Har en borger ret til at få slettet de oplysninger, som han eller hun ikke bryder sig om i sin sag?

Der er nogle borgere, der kontakter DUKH, fordi de er meget utilfredse med, at der i deres sag hos kommunen ligger oplysninger, som de er godt trætte af. Det kan f.eks. være, at der i sagen ligger en oplysning om en mistanke om alkoholmisbrug hos ansøgeren. Eller at der ligger oplysninger i journalen, der fortæller, at ansøgeren har psykiske problemer af en karakter, som ansøgeren slet ikke kan genkende. I DUKH får vi så spørgsmålet, om borgeren ikke har ret til at få slettet sådanne oplysninger.

Notatpligt

Som udgangspunkt er det væsentligt at være opmærksom på, at kommunen faktisk har pligt til at notere og gemme de oplysninger, som man modtager. Efter § 6 i lov om offentlighed i forvaltningen gælder det: "I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter."

Notatpligten er således med til at sikre, at det senere vil være muligt både for borger og myndighed at konstatere, hvilke faktiske oplysninger, der indgik i beslutningsgrundlaget, f.eks. når sagen er blevet anket, eller når det i øvrigt overvejes, om en sag er behandlet korrekt

Nej, der er ikke adgang til at få slettet oplysninger

Der er ikke for en borger adgang til at få slettet oplysninger, som han ikke bryder sig om. Når en oplysning efter reglerne om notatpligt er journaliseret, forbliver den i sagen, uanset at borgeren er utilfreds med det. Det gælder også, selv om oplysningen vil kunne betegnes som fejlagtig.

Men der er adgang til at få berigtiget fejlagtige oplysninger

Ankestyrelsen har i principafgørelse F-2-03 behandlet spørgsmålet om adgangen til at få slettet en fejlagtig oplysning: "Ankestyrelsen fandt ikke, at en fejlagtig oplysning fra en myndighed om at en ansøger skulle have haft et mangeårigt massivt alkoholmisbrug kunne slettes i ansøgers sag om støtte til bil. Ankestyrelsen fandt, at oplysningen om alkoholmisbrug skulle berigtiges."

Begrundelsen var ifølge afgørelsen,

• at dansk offentligretlig lovgivning bygger på en forudsætning om, at alle dokumenter i enhver sag skal opbevares med henblik på arkivering og at myndighederne kun i meget begrænset omfang kan foretage kassation af sager eller dokumenter, og
• at det fulgte af offentlighedslovens § 6 og af ikke-lovbestemte forvaltningsretlige principper, at en myndighed har pligt til at notere mundtlige oplysninger om en sags faktiske omstændigheder samt oplysninger om alle væsentlige ekspeditioner i en sag (notatpligten var indført både af hensyn til myndighedens og af hensyn til borgerens mulighed for senere at kunne dokumentere hvad der var foregået i en sag).

Ankestyrelsen lagde vægt på

• hensynet til såvel ansøgerens som myndighedernes behov for at kunne dokumentere oplysningerne og forløbet i sagen i forbindelse med eventuel genoptagelse, klage til sociale klageinstanser, klage til Folketingets Ombudsmand og sagsanlæg,
• at kassation af arkivalier ifølge Kulturministeriets bekendtgørelse om offentlig arkivalier mv. først må finde sted, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem.

Hvad betyder det, at oplysningen skal berigtiges?

Dette betyder, at kommunen skal sikre, at det "klart og utvetydigt" bliver anført samtlige steder, hvor den fejlagtige oplysning fremgår, at den er fejlagtig og grundløs, hvorfor den ikke kan tillægges betydning.

I principafgørelse F-2-03 har Ankestyrelsen anført: "Myndighederne havde således pligt til at lægge de breve, der berigtigede oplysningen, som dokumenter på sagen i umiddelbar tilknytning til oplysningen om alkoholmisbrug, således at den samlede sag korrekt og tydeligt afspejlede sagens faktiske omstændigheder."

Afrunding

Der er adgang for borgeren til at få berigtiget fejlagtige oplysninger. Andre oplysninger, som han eller hun ikke bryder sig om, kan hverken blive berigtiget eller slettet. Borgeren kan dog til enhver tid skrive et brev til kommunen, hvor han gør rede for sin vurdering de i sagen foreliggende oplysninger. Brevet vil så indgå i sagens oplysningsgrundlag.