Videre til indhold | Videre til menunavigation

Navigation

Personal tools
Viden - selvhjælp
Du er her: Forside Viden - selvhjælp Tværgående Generelt om sagsbehandling Spørgsmål svar om sagsbehandling Notatpligt ved telefoniske henvendelser

Handlinger tilknyttet webside

Notatpligt ved telefoniske henvendelser

Hvornår skal en sagsbehandler lave et notat i en sag?

 

Hvornår skal en sagsbehandler lave et notat i en sag?

Jeg har i dag modtaget aktindsigt i vores sag hos sagsbehandleren, og kan se at der ikke findes notater om de telefoniske henvendelser, hun har rettet til mig, i forbindelse med en række besynderlige spørgsmål hun har stillet. Netop disse henvendelser fra hende var årsagen til mit ønske om aktindsigt.
Er der regler om, at sagsbehandleren skal lave et notat i sagen, når hun retter telefonisk henvendelse til familien med uddybende spørgsmål i forbindelse med en ansøgning (fx sel § 41 ansøgning)?
Hvis ja, skal hun da skrive hvilke spørgsmål, hun har stillet familien?

Svar:

Ja, der er regler for, hvornår sagsbehandleren skal lave et notat i sagen. Vi kan ikke på det foreliggende grundlag svare på, om sagsbehandleren i Jeres sag skulle have lavet et notat i sagen, da det afhænger af, hvilke oplysninger, der er tale om, og hvilken betydning / funktion, de har haft i sagen. Men vi kan generelt oplyse følgende om reglerne om notatpligt, at det af offentlighedslovens § 13 fremgår det, at der gælder en notatpligt for en forvaltningsmyndighed, hvis der er tale om:

  • en sag hvor der vil blive truffet afgørelse, og 
  • der modtages mundtlige oplysninger eller hvis myndigheden på anden måde er bekendt med oplysninger, og 
  • oplysningerne vedrører en sags faktiske omstændigheder, og 
  • oplysningerne er af betydning for sagens afgørelse, og 
  • oplysningerne ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter.

Bemærk, at alle betingelser skal være opfyldt, før notatpligten indtræder.

Almindelig forvaltningsretlig grundsætning

Endvidere gælder der ved siden af ovenstående en almindelig forvaltningsretlig grundsætning (en regel der gælder på samme måde som en lov), hvorefter alle væsentlige ekspeditioner i en sag skal skrives ned. Det kan f.eks. være en mundtlig aftale om, at borgeren skal fremsende yderligere dokumentation, eller en telefonsamtale hvor borgeren rykker for svar i sin sag, og sagsbehandleren i den forbindelse oplyser om den forventede sagsbehandlingstid.

Reglerne betyder, at sagsbehandleren har pligt til at notere mundtlige oplysninger (der ikke i øvrigt fremgår af sagens dokumenter), hvis oplysningerne har betydning for den afgørelse, der efterfølgende skal træffes – f.eks. fordi de bidrager til sagens bevismæssige grundlag eller skaber klarhed med hensyn til sagens faktiske omstændigheder - eller hvis oplysningerne i øvrigt er væsentlige.

Hvorfor notatpligt?

Vi vil til sidst oplyse lidt om de retlige grunde til, at myndighederne har notatpligt:
Ordensmæssige hensyn: En skriftlig fastholdelse af de ekspeditioner, der er foretaget i sagen, og af de oplysninger, der ikke
fremgår af sagens øvrige dokumenter, er en forudsætning for at myndigheden selv kan huske sagen (f.eks. således at en ny
sagsbehandler kan overtage sagen uden at skulle starte forfra).
Aktindsigtshensyn: Borgeren kan ikke håndhæve sin ret til at se alle oplysninger, hvis de ikke er noteret på sagen.
Dokumentations- eller kontrolhensyn: Sagen skal kunne dokumenteres over for myndigheder eller personer (f.eks. Ankestyrelsen, Folketingets Ombudsmand og domstolene), som fører kontrol med, at myndighederne behandler sagerne forskriftsmæssigt.

Oversigt over anvendt lovmateriale:
Lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven) § 13.
Justitsministeriets vejledning nr. 11687 af 3. november 1986 om lov om offentlighed i forvaltningen pkt. 21.
Socialministeriets vejledning af 3. oktober 2006 om retssikkerhed og administration på det sociale område pkt. 508-510.

Se evt. også:
SM F-3-03: Nævnets lægekonsulent indhentede telefonisk yderligere oplysninger til sagen før mødet i nævnet uden at notere disse ned. Ankestyrelsen udtalte, at notatpligten er en garantiforskrift og hjemviste sagen til fornyet afgørelse i nævnet, da man fandt, at nævnets afgørelse var ugyldig bl.a. grundet undladelsen af at notere de nye faktiske oplysninger ned.
SM C-41-04: Kommunen havde ikke noteret den samtale, man havde haft med forældrene, hvor kommunen oplyste, at forældrene fremover kunne modtage hjælp efter bestemmelsen om merudgift i serviceloven. Dette fandt Ankestyrelsen kritisabelt.

Sidst opdateret 29/08 2016.