Praksisnyt og guides

Navn:

Praksisnyt 89 - Aktindsigt

Forfatter:

DL

Date:

05-12-2022

Resume:

Læs mere om reglerne for aktindsigt.

Lang tekst:

Aktindsigt i egen sag efter forvaltningsloven

Reglerne om aktindsigt i egen sag giver anledning til en del henvendelser til DUKH. Spørgsmålene drejer sig især om retten til aktindsigt og undtagelserne til denne ret. I dette nummer af Praksisnyt vil vi kigge nærmere på regelsættet, der regulerer retten til aktindsigt i egen sag.

Retten til aktindsigt

Reglerne om aktindsigt i egen sag findes i forvaltningslovens kapitel 4 (§ 9 - § 18). Hovedreglen findes i loven § 9, stk. 1, hvor det er anført:

”Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.”

Retten til aktindsigt i egen sag omfatter som hovedregel:

alle dokumenter, der vedrører sagen, og
indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende sagens dokumenter.

Undtagelser

Undtagelserne fra retten til aktindsigt i egen sag findes i forvaltningsloven § 12 - § 15 b. Vedrørende undtagelse af dokumenter står der i § 12, stk. 1:

retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter,
som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående.

Dokumenter mister deres interne karakter, hvis de ”afgives til udenforstående”, medmindre afgivelsen sker af retlige grunde, til forskningsmæssig brug eller af andre lignende grunde, jf. § 12, stk. 2.

Men alligevel …

I forvaltningsloven § 13 er det bestemt, at retten til aktindsigt - uanset § 12 - omfatter interne arbejdsdokumenter, som foreligger i endelig form, når

dokumenterne alene gengiver indholdet af myndighedens endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
dokumenterne alene indeholder en gengivelse af oplysninger, som myndigheden har haft pligt til at notere efter lov om offentlighed i forvaltningen, eller
dokumenterne er selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder.

Udtalelser fra lægekonsulent

Udtalelser fra fx kommunens lægekonsulent er interne arbejdsdokumenter, som borgeren ikke har ret til aktindsigt i. Derimod er der som hovedregel ret til aktindsigt i udtalelser fra eksterne lægekonsulenter. Se således principafgørelse 143-12, hvor der står:

”Udtalelser fra myndigheders lægekonsulenter er interne arbejdsdokumenter. Myndigheders interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Grunden til dette er, at en myndighed skal have mulighed for interne overvejelser med hensyn til en sags fortsatte behandling eller afgørelse. … .

Udtalelser fra eksterne lægekonsulenter er ikke interne dokumenter og disse udtalelser er som hovedregel omfattet af retten til aktindsigt. En part vil som hovedregel også skulle partshøres om en sådan udtalelse.”

Selv om der ikke er ret til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, kan disse dokumenter indeholde oplysninger om en sags faktiske omstændigheder, som borgeren har ret til at se. Det fremgår bl.a. af principafgørelse 143-12:

”Myndigheden har dog pligt til at give aktindsigt i oplysninger i interne arbejdsdokumenter (ekstrahere), blandt andet, hvis det er oplysninger om en sags faktiske omstændigheder, som ikke fremgår af sagens øvrige akter. Oplysningerne skal være af væsentlig betydning for afgørelsen af sagen.”

Meroffentlighedsprincippet

Efter forvaltningsloven § 10 skal myndigheden i forbindelse med behandlingen af en anmodning om aktindsigt overveje, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang, end hvad forvaltningsloven umiddelbart giver ret til. Kommunen kan fx give aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, hvis aktindsigt ikke er i strid med anden lovgivning, herunder regler om tavshedspligt samt regler i databeskyttelses-forordningen og databeskyttelsesloven.

Reglen om meroffentlighed i § 10 blev indsat pr. 1 januar 2014. Følgende fremgår af lovforslaget:

”Med bestemmelsen sker der en lovfæstelse af det ulovbestemte meroffentlighedsprincip, som hidtil har været gældende bl.a. ved behandlingen af anmodninger om partsaktindsigt efter forvaltningslovens kapitel 4.”

Principafgørelse 143-12 omhandler bl.a. krav til begrundelsen ved afslag på aktindsigt efter princippet om meroffentlighed:

”Hvis myndigheden giver afslag på aktindsigt efter princippet om meroffentlighed, skal det fremgå af begrundelsen, at myndigheden har foretaget en konkret vurdering. Myndigheden skal afveje hensynet til de beskyttelsesinteresser, der ligger bag den pågældende undtagelsesbestemmelse og interessen for at få aktindsigt hos den, der har bedt om aktindsigt.

Det er ikke tilstrækkeligt, at en myndighed som begrundelse for afslaget henviser til, at det interne arbejdsdokument for eksempel en lægeudtalelse er fra før en given dato. Myndigheden skal begrunde, hvorfor den ikke giver aktindsigt før denne dato, samt hvilke konkrete hensyn myndigheden i øvrigt har lagt vægt på ved afslaget.”

Løbende aktindsigt

En part har som hovedregel ret til løbende aktindsigt i egen sag. Det betyder, at borgeren kan følge sagens behandling skridt for skridt. Det betyder dog ikke, at kommunen er forpligtet til at give borgeren aktindsigt hver gang, der sker nyt i sagen. Kommunen kan i stedet for give aktindsigt med regelmæssige mellemrum. Fra principafgørelse F-1-05:

Ankestyrelsen fandt ikke, at der forelå sådanne særlige forhold i sagen, at kommunen kunne give afslag på løbende aktindsigt.

Begrundelsen var, at en part efter forvaltningslovens § 9 havde ret til at få aktindsigt i en sag, hvor der var eller ville blive truffet afgørelse.

Begrundelsen var yderligere, at det af den forvaltningsretlige litteratur og en udtalelse fra Folketingets Ombudsmand fremgik, at en part som udgangspunkt havde ret til løbende aktindsigt.

Ankestyrelsen bemærkede …, at afgørelsen om at aktindsigt skulle gives med regelmæssige mellemrum ikke betød, at kommunen havde pligt til at give aktindsigt hver gang der tilgik et notat i sagen, som anført af kommunen i klagen.

Udsættelse af en sag på grund af aktindsigt

Hvis en borger under sagens behandling anmoder om aktindsigt, og borgeren har ret til dette, må myndigheden som hovedregel ikke træffe afgørelse, før borgeren har fået aktindsigten. Det fremgår af forvaltningsloven § 9 b. I bestemmelsens stk. 2 er der nævnt et par undtagelser herfra.

Anmodning om aktindsigt.

Efter forvaltningsloven § 9 a skal en anmodning om aktindsigt angive den sag, hvis dokumenter den pågældende part ønsker at blive gjort bekendt med.

Der er ingen formkrav til anmodningen. Det vil sige, at den kan være både mundtlig og skriftlig.

Afgørelse på anmodning om aktindsigt

Efter forvaltningsloven § 16 skal den myndighed, der i øvrigt har afgørelsen af borgerens sag, træffe afgørelse om borgeren har ret til aktindsigt.

Frist for afgørelse på anmodning om aktindsigt

Det fremgår af forvaltningsloven § 16, stk. 2, at myndigheden snarest skal træffe afgørelse om aktindsigt, og dette er uddybet i bestemmelsen:

”En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den aktindsigtssøgen-de skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.”

Udleveringsform

Efter forvaltningsloven § 16, stk. 3, skal en borger have udleveret dokumenterne i den form, som borgeren ønsker. Dette gælder dog ikke, hvis ”det er umuligt eller meget vanskeligt eller der foreligger tungtvejende modhensyn.” Læs mere herom i punkt 99 i Vejledning til forvaltningsloven.

Betaling for aktindsigt

Der opkræves ikke betaling for det første eksemplar af en afskrift eller fotokopi af et dokument, der efter § 9 i forvaltningsloven udleveres til en part i den pågældende sag. Det fremgår af bekendtgørelse om betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i henhold til forvaltningsloven. Det fremgår også, at en myndighed kan opkræve betaling for yderligere eksemplarer, og at prisen må være 10 kr. for den første side og 1 kr. for hver påbegyndt følgende side.

Klager over afgørelser om aktindsigt

Efter forvaltningsloven § 16, stk. 4, kan en afgørelse om aktindsigt påklages særskilt til den myndighed, som er klageinstans i forhold til afgørelsen af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Reglen i § 9 b om udsættelse af en sag på grund af aktindsigt gælder også i denne situation.

Bemærk, at der ingen frist er for at klage over afslag på aktindsigt. Det fremgår af punkt 250 i retssikkerhedsvejledningen.

Suspension / afbrydelse af klagefrist

Det fremgår af forvaltningsloven § 17, at klagefristen i visse tilfælde kan blive afbrudt / suspenderet. Fx hvis en borger anmoder om aktindsigt, efter at borgeren har modtaget afgørelsen, men inden klagefristen er udløbet - se punkt 102 i Vejledning til forvaltningsloven.

Uberettiget afslag på anmodning om aktindsigt

Hvis en borger under en sags behandling får et uberettiget afslag på sin anmodning om aktindsigt, kan det medføre, at sagens afgørelse bliver ugyldig. I punkt 104 i Vejledning til forvaltningsloven står der:

”Uberettiget afslag på en begæring om aktindsigt, der fremsættes, før sagen er afgjort, vil efter omstændighederne kunne føre til at afgørelsen bliver ugyldig. Hvis begæringen om aktindsigt først er fremsat efter, at der er truffet afgørelse i sagen, vil et eventuelt uberettiget afslag på aktindsigt ikke kunne få betydning for afgørelsens gyldighed. Derimod vil afslaget efter omstændighederne kunne få betydning for beregningen af en eventuel klagefrist, således at denne udskydes, jfr. princippet i § 17.”

Afrunding

Reglerne om aktindsigt i egen sag giver borgeren en mulighed for at følge med i egen sag og er medvirkende til at sikre borgerens retssikkerhed. Intentionen med lovgivningen er ikke til at tage fejl af - borgeren skal med enkelte undtagelser have adgang til at se alle akter i egen sag.