Hvad er en rimelig svarfrist ved partshøring?
I DUKH får vi jævnligt henvendelser fra borgere, der ikke kan forstå, at kommunen kan bruge ganske lang tid på at behandle deres sager, mens borgeren så i forbindelse med en partshøring skal svare inden for ganske kort tid. I DUKH har vi i nogle tilfælde set frister på nogle få dage. Det stiller borgerne i en vanskelig situation, idet de ofte har behov for at drøfte sagen med andre for afklaring af sagens aspekter.
Kort om reglerne om partshøring og svarfrister
Efter forvaltningsloven § 19 gælder det som hovedregel, at kommunen skal partshøre borgeren i de tilfælde, hvor man må antage, at borgeren ikke kender de oplysninger, som er grundlaget for kommunens afgørelse. Kommunen skal informere borgeren om oplysningerne, og borgeren skal have mulighed for at udtale sig om dem. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne er til ugunst for parten (borgeren og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse.
Det afgørende er, om borgeren må antages at vide, at oplysningerne indgår i grundlaget for myndighedens afgørelse. Partshøring kan derfor ikke undlades, blot fordi borgeren ved, at myndigheden er i besiddelse af oplysningerne (evt. fordi de er afgivet af borgeren selv), hvis borgeren ikke er klar over, at de indgår i sagen.
Det er dermed ikke alle oplysninger som en myndighed har pligt til at partshøre borgeren i. Som nævnt skal følgende fire betingelser være opfyldt før pligten til at partshøre indtræder:
Parten er ikke bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger eller vurderinger.
Oplysningerne handler om sagens faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger.
Oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for parten.
Oplysningerne eller vurderingerne er af væsentlig betydning for afgørelsen af sagen.
Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelse af udtalelse
I vejledning om forvaltningsloven, er det angivet i pkt. 106:
”Ved fastsættelsen af en frist bør der gives den pågældende part rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Der kan i den forbindelse tages hensyn til omfanget af oplysningerne og til sagens karakter, herunder om parten tidligere har haft lejlighed til at udtale sig om andre dele af sagen. Der kan endvidere tages hensyn til, om sagen er af en sådan karakter, at parten typisk vil kunne have interesse i at lade en sagkyndig vurdere sagen og medvirke ved udformningen af udtalelsen. Der bør også tages hensyn til andre private eller offentlige interesser, navnlig andre parters interesse i en hurtig behandling af sagen.”
Undtagelser fra myndighedens pligt til partshøring
I forvaltningsloven er der fastsat visse undtagelser fra myndighedernes pligt til at partshøre. Blandt andet vil partshøring kunne undlades, hvis partens interesse i, at sagens afgørelse udsættes, findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, der taler imod en sådan udsættelse.
Bestemmelsen forudsætter, at der foretages en konkret afvejning af på den ene side partens interesse i at blive hørt og på den anden side de hensyn, der taler for at afskære partens adgang af hensyn til myndighedens interesse.
Hvad er en rimelig frist?
Der er ikke noget entydigt svar på, hvad der er en rimelig frist. En god rettesnor er, at jo mere kompleks og omfattende en sag er, desto længere svarfrist skal sagsbehandleren give borgeren. Kommunen skal således foretage en konkret vurdering af, hvor lang en høringsfrist borgeren skal have.
I principafgørelse F-5-01 fandt Ankestyrelsen, at den givne frist på 8 dage i forbindelse med partshøring over mødeoplæg var tilstrækkelig.
Fra afgørelsen:
”Begrundelsen herfor var, at denne frist måtte anses for at have givet manden rimelig tid til at sætte sig ind i sagens oplysninger og overveje udtalelsens form og indhold, og at sagen ikke skønnedes meget kompliceret eller omfanget af oplysninger meget stort.”
I principafgørelse 207-11 fandt Ankestyrelsen, at en partshøringsfrist på syv dage mellem jul og nytår ikke var en rimelig frist.
Fra afgørelsen:
”Ved fastsættelsen af en rimelig frist burde myndigheden have inddraget, at i perioden mellem jul og nytår er det kutyme, at mange virksomheder og myndigheder holder lukket, og posten i samme periode kan være forsinket på grund af helligdagene og de mange forsendelser.”
Det fremgår i øvrigt af afgørelsen, at Ankestyrelsen ved vurderingen af, at partshøringsfristen var for kort, lagde vægt på, at partshøringsskrivelsen omfattede en speciallægeerklæring, som var et meget væsentligt dokument i sagen.
En rimelig partshøringsfrist vil derfor kunne variere afhængig af tidspunkt for partshøringen, omfang samt hvorvidt der er tale om en ukompliceret sag eller en mere kompliceret sag, hvor der som nævnt i vejledningen til forvaltningslovens skal tages hensyn til, om borgeren vil kunne have interesse i at lade en sagkyndig vurdere sagen og medvirke ved udformningen af udtalelsen. Derfor vil en noget længere svarfrist være relevant i disse tilfælde.
Forlængelse af frist
Kommunen bør i langt de fleste tilfælde forlænge fristen, hvis borgeren beder om det. Følgende fremgår af pkt. 106 i vejledning om forvaltningsloven:
”Hvis parten anmoder om at få fristen forlænget, bør en sådan anmodning normalt imødekommes, medmindre det vil være væsentligt i strid med de hensyn, der lå til grund for fastsættelsen af fristen.”
I principafgørelse 207-11 skriver Ankestyrelsen følgende:
"En myndighed bør som hovedregel imødekomme en parts anmodning om at udsætte afgørelsen i en sag. Hvis myndigheden ikke vil udsætte afgørelsen, skal myndigheden give parten meddelelse om dette og give en begrundelse. Dette gælder også, hvis myndigheden har modtaget anmodningen om udsættelse i den periode, hvor myndigheden genvurderer en påklaget afgørelse".
Det betyder, at kommunen i langt de flest tilfælde bør imødekomme en anmodning om forlængelse af den angivne svarfrist.
Hvis borgeren ikke overholder svarfristen
Hvis borgeren af en eller anden grund ikke når at svare inden for den angivne svarfrist, har kommunen ret til at træffe en afgørelse, uden at borgerens kommentarer m.v. foreligger. I vejledningen til forvaltningsloven (pkt. 106) er det anført:
”Det bør under alle omstændigheder tilkendegives parten, at myndigheden er berettiget til at træffe afgørelse i sagen, hvis fristen overskrides, uden at afvente partens svar.”
Manglende partshøring
Formålet med reglerne om partshøring er at sikre at den, der er part i en sag, får mulighed for at blive bekendt med og kommentere på sagen, inden myndigheden træffer afgørelse i sagen. Partshøring er derfor med til at give en borgeren muligheden for at kontrollere hele grundlaget for myndighedens beslutning – og dermed tilliden til den offentlige forvaltning.
Partshøring er en vigtig del af myndighedens pligt til at oplyse sagen (officialprincippet), idet borgeren via høringen kan være med til at sikre, at myndighedens afgørelse træffes på et korrekt oplyst grundlag.
Den væsentligste konsekvens af manglende partshøring er at det kan føre til en forkert afgørelse, fordi oplysningerne ikke er fyldestgørende nok eller der mangler oplysninger i sagen.
Kravet om partshøring er en sagsbehandlingsregel, der har karakter af en garantiforskrift. Dette betyder, at der gælder en formodning for, at afgørelsen er påvirket af, at der ikke er sket partshøring af borger.
Den manglende partshøring vil som udgangspunkt medføre, at afgørelsen bliver ugyldig, medmindre myndigheden kan godtgøre, at fejlen i det konkrete tilfælde har været uden betydning. Det er således myndigheden, der har bevisbyrden for, at manglende partshøring har været uden betydning for afgørelsens resultat.
Afrunding
En rimelig svarfrist ved partshøring må afhænge af sagens kompleksitet og omfang. Kommunen skal konkret vurdere, hvor lang en svarfrist en borger skal have.
Hvis borgeren ønsker denne frist forlænget, skal en sådan anmodning normalt imødekommes. Meningen med partshøringsreglerne er, at borgeren skal have rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje udtalelsens form og indhold. Hvis borgeren ikke svarer inden for tidsfristen, har kommunen ret til at træffe afgørelse i sagen.
Manglende partshøring vil som udgangspunkt medføre, at afgørelsen bliver ugyldig, medmindre myndigheden kan godtgøre, at fejlen i det konkrete tilfælde har været uden betydning.
I dette Praksisnyt er henvist til:
F-5-01 (link åbner i nyt vindue)
207-11 (link åbner i nyt vindue)
Print eller download Praksisnyt 25 som pdf ved at klikke på print-ikonet.
